كيفية حل المشكلة؟

إن امتلاك القدرة على حل المشكلات بشكل فعال سيحدث فرقًا كبيرًا في تطوير حياتك المهنية

تُعدّ مواجهة المشكلات محور العمل اليومي للكثيرين. سواءً كنتَ تُحلّ مشاكلَ لعملاء (داخليين أو خارجيين)، أو تُقدّم الدعم في حلّها، أو تكتشف مشاكل جديدة لحلها، فإنّ المشكلات التي تواجهها قد تكون كبيرةً أو صغيرةً، بسيطةً أو مُعقّدةً، سهلةً أو صعبةً.

من أدوار ومهام كل مدير أو فرد إيجاد حلول للمشكلات. لذا، يُعدّ حل المشكلات بثقة أمرًا بالغ الأهمية لنجاحك. تنبع معظم الثقة من اتباع إجراءات جيدة وسلسة لحل المشكلات. بهذه القدرة، يمكنك حل المشكلات بسرعة وفعالية؛ وإلا، فقد يكون حلك غير فعال، وقد تصل إلى طريق مسدود، عاجزًا عن فعل أي شيء، مما قد يُسبب لك عواقب وخيمة.

هناك أربع خطوات أساسية لحل المشكلة:

العثور على مشكلة

وضع خطة قابلة للتنفيذ

تقييم واختيار الحلول الممكنة

تنفيذ خطة الحل

سيتم شرح الخطوات من ٢ إلى ٤ المذكورة أعلاه بالتفصيل في مقالات لاحقة. تركز هذه المقالة على مساعدتنا في اتخاذ الخطوة الأولى نحو النجاح، وهي تحديد المشكلات. من أهم جوانبها فهم الخلفية المعقدة للمشكلة، حتى نتمكن من تحديد مكانها بدقة. ويمكننا تحقيق ذلك من خلال العديد من الأدوات المتوفرة في المقالة.

ابحث عن مشكلة

مفتاح تحديد المشاكل يكمن في مواجهة المشكلة الحقيقية مباشرةً، لا في ظاهرها. على سبيل المثال، إذا لم يُلبِّ تقرير أداء قسمك المعايير، فقد تعتقد أن المشكلة تكمن في عدم تسليم الموظف عمله في الوقت المحدد. مع ذلك، إذا تعمقت في التحليل، فقد تكون المشكلة الحقيقية نقصًا في تدريب الموظفين أو ناتجًا عن عبء عمل غير معقول.

في المستقبل، سوف نقوم بالتخفيض إلى أدوات 5-Why وRCA (تحليل السبب الجذري) لمساعدتنا على تعلم كيفية طرح الأسئلة الصحيحة وتحليل الجوانب المختلفة للمشكلة لاكتشاف السبب الحقيقي للمشكلة.

في مرحلة تحديد المشكلات، من المهم بنفس القدر ضمان تناولنا للمشكلة من وجهات نظر مختلفة. إذا أصدرنا أحكامًا أو قدمنا حلولًا مبكرًا، فقد نواجه مشكلة جديدة بدلًا من تقديم حل حقيقي. على سبيل المثال، "يجب أن نجد طريقة لتصحيح سلوك الموظف الذي لا يرقى إلى المستوى المطلوب". هذا سيمنعنا من تحديد الأسباب الحقيقية وراء انحرافات الأداء. يمكن لأداة CATWOE أن تذكرنا بعوامل متعددة محتملة لتحديد السبب الجذري للمشكلات المحتملة، وتوسيع نطاق نهجنا لاكتشافها.

فهم تعقيد الخلفية التي تحدث فيها المشكلة

عندما تكون المشكلة التي نواجهها بسيطة، يكون الحل عادةً واضحًا، لذا لا نحتاج إلى اتباع الخطوات الأربع التي ذكرناها سابقًا. أما عندما نعتمد أسلوب التحليل ذي الخطوات الأربع، فهذا يعني أن مشكلتنا معقدة ويصعب فهمها، نظرًا لوجود سلسلة من القضايا المترابطة طبقةً تلو الأخرى.

الخبر السار هو أن هناك العديد من الأدوات التي تساعدنا على حل المشاكل المعقدة! من بينها أدوات عديدة تساعدنا على تكوين منظور أوضح لفهم ما يحدث بشكل أفضل.

مخطط التقارب ، المعروف أيضًا باسم طريقة KJ، طُوّر لأول مرة من قِبل جيرو كاواغايدا في اليابان. يُلخّص هذا المخطط ويُنظّم كمية كبيرة من المواد اللغوية المُجمّعة، مثل الآراء أو الأفكار حول أمور مجهولة أو حقائق غامضة، بناءً على تقاربها (تشابهها)، مما يُوضّح المشكلة، ويُحقق فهمًا موحدًا وعملًا مُنسّقًا، ويُسهّل حل المشكلات.

من الأدوات الشائعة الأخرى مخطط السبب والنتيجة : طريقة مخطط السبب والنتيجة، والمعروفة أيضًا باسم مخطط العوامل المميزة، أو مخطط إيشيكاوا، أو مخطط زعانف القرش، هي أداة اقترحها البروفيسور شينوبو إيشيكاوا في جامعة طوكيو باليابان لتمثيل العلاقة بين مشكلات الجودة والأسباب من خلال خطوط الأسهم. تُستخدم هذه الطريقة لتحليل العلاقة بين مختلف العوامل المؤثرة على جودة المنتج. --- راجع الشرح (يمكن البحث عن عملية أو عملية محددة على بايدو).

عندما تحدث مشكلات في مراحل عملية الأعمال، يمكن إجراء تحليل السبب الجذري من خلال إنشاء مخططات انسيابية مثل مخطط التدفق أو مخطط مسار السباحة أو مخططات النظام .

عادةً، قد تبدو مشكلة واحدة، ولكن عند التدقيق فيها، يتبين أن هناك سلسلة من المشكلات المتشابكة. بالعودة إلى مثالنا، قد يكون سبب العمل غير القياسي نقص المهارات، ولكنه قد يكون أيضًا ناتجًا عن عبء عمل زائد، مثل قِصر مواعيد التسليم وضعف التحفيز.

عملية حل المشكلات

يمكن استخدام طريقة الخطوات الأربع لحل معظم المشكلات التي نواجهها في حياتنا اليومية. ومع ذلك، في الحالات الأكثر تعقيدًا، قد نحتاج إلى إيجاد أداة منهجية أكثر شمولًا لدعم تحليلنا للمشكلة، مثل المنهج البسيط، أو الاستقصاء التقديري، أو منهجية النظم الناعمة (SSM) (وهي أسلوب بحث نوعي يطبق التفكير النظمي لحل المشكلات غير المنهجية).

السيمبلكس : طريقة عامة لحل مسائل البرمجة الخطية. اقترح عالم الرياضيات الأمريكي جي بي دانزيج السيمبلكس لأول مرة عام ١٩٤٧. يقوم أساسها النظري على أن المجال الممكن لحل مسألة البرمجة الخطية هو مجموعة محدبة متعددة السطوح في فضاء متجه ذي أبعاد n، Rn، ويجب الوصول إلى قيمتها المثلى عند رأس من رؤوس المجموعة المحدبة إن وجدت. يُطلق على الحل الممكن المقابل للرأس اسم الحل الممكن الأساسي. الفكرة الأساسية لطريقة السيمبلكس هي إيجاد حل ممكن أساسي أولًا، وتحديده، ومعرفة ما إذا كان هو الحل الأمثل؛ إذا لم يكن كذلك، يتم التحويل إلى حل ممكن أساسي آخر مُحسّن وفقًا لقواعد معينة ثم تحديده؛ إذا لم يكن كذلك، يتم التحويل مرة أخرى وتكرار العملية.

الاستقصاء التقديري : نهجٌ لإدارة التغيير يُركز بشكلٍ أساسي على تحديد الأنسب، وتحليل أسباب نجاحه، ثم استخدامه بشكلٍ أكثر تكرارًا. الفكرة الأساسية للاستقصاء الإيجابي هي أن المؤسسة ستتطور نحو الاتجاه الذي يركز عليه موظفوها. إذا كان التركيز منصبًّا على المشكلات، فإن تحديد هذه المشكلات ومعالجتها هو ما ينبغي على المؤسسات إتقانه. أما إذا كان التركيز منصبًّا على نقاط القوة، فإن تحديد هذه النقاط والمزايا وتعزيزها هو ما ينبغي على المؤسسات إتقانه. تتطلب عملية الاستقصاء الإيجابي طرح الأسئلة بطريقة محددة، وتشجيع التفكير الفعّال والتفاعل بين الموظفين.

منهجية النظم الناعمة (SSM) : أسلوب بحث نوعي يُطبّق التفكير النظمي لحل المشكلات غير المنهجية. ويُستخدم بشكل رئيسي لحل المشكلات التي تنطوي على عدد كبير من العوامل الاجتماعية والسياسية والبشرية. تُطبّق منهجية النظم الناعمة التفكير النظمي على الأنشطة العملية في المجتمع البشري، مع الأخذ في الاعتبار أن التنظيم الاجتماعي البشري نظام معقد. لذلك، يُمكن القول إن منهجية النظم الناعمة تُمثّل نهجًا فعالًا للغاية لاستكشاف المجتمع البشري المُعقّد وحل مختلف المشكلات "غير التقنية" المعقدة التي يواجهها.

سبع تقنيات رئيسية لمراقبة الجودة

تُعرف أيضًا باسم "الأدوات السبع الجديدة والقديمة لمراقبة الجودة"، وقد لخّصتها اليابان. بعد نجاح الترويج للأدوات السبع القديمة، اقترح اليابانيون الأدوات السبع الجديدة عام ١٩٧٩. تُركز الأساليب السبع القديمة لمراقبة الجودة على التحليل الإحصائي والتحسين بعد حدوث المشكلات، بينما تُركز الأساليب السبع الجديدة لمراقبة الجودة على عملية التفكير والتحليل، مع التركيز بشكل رئيسي على الوقاية قبل حدوثها. يعود سبب تسميتها بـ"الأدوات السبع" إلى أن المحاربين اليابانيين القدماء كانوا يحملون غالبًا سبعة أنواع من الأسلحة في القتال، ويشير مصطلح "الأدوات السبع" إلى استخدام سبعة أنواع من الأسلحة.

مخطط العلاقة

اقترح البروفيسور تشن شيونغ كيانجو من جامعة ينغتشينغ في اليابان في ستينيات القرن الماضي مخطط الارتباط، المعروف أيضًا باسم المخطط العلائقي. وهو نوع من المخططات يُستخدم لتحليل العلاقات المعقدة، مثل "السبب والنتيجة" و"الغرض والوسيلة" بين الأشياء. ويمكن أن يساعد هذا المخطط في إيجاد حلول للمشكلات من خلال العلاقات المنطقية بين الأشياء.

مخطط التقارب

طريقة مخطط التقارب، المعروفة أيضًا باسم طريقة KJ، كان جيرو كاواغايدا رائدًا فيها في اليابان. تلخص هذه الطريقة وتنظم كمية كبيرة من المواد اللغوية المجمعة، مثل الآراء أو الأفكار حول أمور مجهولة أو حقائق مبهمة، استنادًا إلى تقاربها (تشابهها)، بهدف توضيح المشكلات، وتحقيق فهم موحد، وتنسيق العمل، وتسهيل حلها.

مخطط النظام

مخطط النظام هو طريقة لتوضيح الأهداف التي يجب تحقيقها والتدابير أو الوسائل التي يجب اتخاذها بشكل منهجي، ورسمها في مخطط لتوضيح محور المشكلة والعثور على أفضل الوسائل أو التدابير.

مخطط عملية اتخاذ القرار (PDPC)

مخطط برنامج اتخاذ القرار، المعروف أيضًا باسم PDPC (مخطط برنامج اتخاذ القرار)، هو طريقة لتحليل العوامل التي يمكن أن تؤدي إلى نتائج مختلفة مع تقدم الموقف، وتحديد العملية المثلى لتحقيق النتيجة المرجوة.

مخطط المصفوفة

طريقة مخطط المصفوفة هي طريقة لتحديد العوامل المزدوجة من الأحداث في المسائل متعددة الأبعاد، وترتيبها في مخطط مصفوفة، ثم تحليل المسألة وتحديد النقاط الرئيسية بناءً على مخطط المصفوفة. إنها طريقة جيدة لاستكشاف المسائل من خلال التفكير الشامل للعوامل المتعددة.

مخطط تحليل بيانات المصفوفة

تُستخدم طريقة تحليل بيانات المصفوفة لتحليل العلاقات السببية المتعددة والمتغيرة والمعقدة. إذا أمكن تحديد العلاقات بين عناصر مخطط المصفوفة كميًا باستخدام البيانات، يُمكن تنظيم النتائج وتحليلها بدقة أكبر. تُسمى هذه الطريقة، التي يُمكن تمثيلها بالبيانات، بطريقة تحليل بيانات المصفوفة. من بين أدوات مراقبة الجودة السبع الجديدة، يُعد تحليل مصفوفة البيانات الطريقة الوحيدة التي تستخدم مسائل تحليل البيانات، ولكن لا تزال نتائجها بحاجة إلى تمثيل بياني.

مخطط السهم

طريقة الرسم البياني السهمي هي طريقة لتمثيل الخطوات والمهام المختلفة المطلوبة لتنفيذ المشروع في مخطط شبكي وفقًا لعلاقاتها التابعة.